Inkoop en aanbesteding en voorwaarden

Aanbestedingen

Heeft u een klacht over een aanbesteding?

Een klacht is een schriftelijke melding van een ondernemer, die belang heeft bij de aanbesteding, aan de gemeente, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.
In de klacht staat ook :

• de datum waarop u de klacht indient
• naam en adres van de ondernemer
• om welke aanbesteding het gaat (de naam en/of een beschrijving)

U kunt uw klacht mailen aan het Klachtenmeldpunt van de gemeente via het emailadres mka@harlingen.nl 
De perso(o)n(en) die een klacht in behandeling neemt/nemen, is/zijn niet direct betrokken (geweest) bij (het opstellen van) de betreffende aanbesteding.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het college heeft op 14 maart 2023 het “inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Harlingen 2023” vastgesteld. Dit beleid treedt op 1 april 2023 in werking. In het beleid worden de kaders en spelregels weergegeven voor het inkopen van leveringen, diensten en werken.
Onder “inkoop” wordt verstaan: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat. Een iets bredere definitie is: het, in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten en/of diensten.
“Aanbesteden” wordt als volgt omschreven: de aankoop door middel van een overheidsopdracht van werken, leveringen of diensten door één of meer aanbestedende diensten middels een inkoopprocedure.

Belangrijke onderdelen uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor u als ondernemer 

De doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid:
Het inkopen van werken, leveringen en diensten volgens de geldende wet- en regelgeving op een zo efficiënt en effectief mogelijke wijze. Dit vertaalt zich in de beeldvorming van een zakelijke, sociale, betrouwbare en integere partner.

In het beleid zijn de actuele Europese drempelwaarden opgenomen:

• Voor diensten en leveringen ligt de drempelwaarde in de jaren 2022 en 2023 op  € 215.000 en
• Voor werken ligt de drempelwaarde in die jaren op € 5.382.000

Na 2023 worden de bedragen weer aangepast en dan worden die bedragen automatisch gehanteerd, ook als het beleid niet aangepast wordt in die periode.

Drempelbedragen zijn

Voor de nationale en meervoudig onderhandse procedure, zie hieronder het balkenschema. Daar staat ook bij tot welke bedragen je enkelvoudig kunt gunnen (1 op 1).Naast de bedragen zijn ook andere factoren van belang om te bepalen welke procedure je kunt/moet kiezen, zoals:

• omvang van de opdracht,
• transactiekosten van de gemeente en inschrijvers,
• aantal potentiële inschrijvers,
• gewenst eindresultaat,
• complexiteit van de opdracht,
• type opdracht/karakter van de markt.

Voor meer informatie zie inkoop- en aanbestedingsbeleid

In een aanbestedingsprocedure kan een ondernemer een klacht over de aanbesteding hebben. De klacht kan worden voorgelegd aan het klachtenmeldpunt van de gemeente via het emailadres mka@harlingen.nl. Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of de gemeente de klacht, voordat daarop door het klachtenmeldpunt wordt beslist, voor bemiddeling of advies voorleggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts. Als de gemeente nalaat om binnen een redelijke termijn op de klachten reageren, dan kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

De gemeente heeft algemene voorwaarden opgesteld voor diensten en leveringen en volgt de UAV 2012 voor uitvoering van werken. Uitgangspunt is dat (in de aanbestedingsdocumenten) de betreffende algemene voorwaarden van de gemeente op de opdracht van toepassing worden verklaard en ter hand worden gesteld. De algemene voorwaarden van de wederpartij worden specifiek en uitdrukkelijk van de hand gewezen. Eventueel worden de voorwaarden van toepassing verklaart als aanvulling op de algemene voorwaarden of ter vervanging van de algemene voorwaarden. Te denken valt aan Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV 2012), Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde contracten (UAV-GC 2005) en de nieuwe regeling 2011 (DNR 2011, herzien 2013).
Het uitgangspunt is dat bij dat bij IT opdrachten de Gemeentelijke Inkoop Bij IT Toolbox (thans GIBIT 2020) van toepassing is. Hierin worden de rechtsverhoudingen geregeld tussen de gemeente enerzijds en de leverancier dan wel dienstverlener op het gebied van IT anderzijds.

De gemeente hecht grote waarde aan het verbeteren van de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeente heeft de zogenaamde ‘Friese eis’ als Social Return beleid vastgesteld. Dit betekent dat de gemeente van haar opdrachtnemers eist dat zij minimaal 2% van de opdrachtwaarde investeren in het, bij voorkeur, creëren van extra werk/leer(ervarings)plaatsen, bijvoorbeeld door een deel van de opdracht uit te laten voeren door mensen uit kwetsbare groepen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De eis van 2% geldt alleen bij opdrachten voor werken (boven € 250.000) en diensten (boven € 100.000), dus niet voor leveringen.

Bij de meervoudig onderhandse procedure en de enkelvoudige uitnodiging wordt er minimaal één lokale partij uitgenodigd,mits aanwezig en geschikt. Tevens is opgenomen wanneer er sprake is van een lokale partij.

Gunning geschiedt vanaf 1 augustus 2017 op basis van één van de volgende drie gunningscriteria:

1. Beste prijs-kwaliteit verhouding
2. Laagste prijs (moet dan wel gemotiveerd worden)
3. Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit - ook wel levenscycluskosten of TCO – (moet dan wel gemotiveerd worden)

Er is een hoofdstuk over ethische en economische uitgangspunten opgenomen. Hierin is o.a. het duurzaam inkopen, socialreturn en aanbestedingen voor het beste resultaat opgenomen. Bij het onderdeel duurzaam inkopen is aangegeven dat de gemeente de R-ladder omarmt en deze in de eigen organisatie gaat toepassen bij de inkoop van facilitaire zaken maar ook bij GWW-projecten. De R-ladder bepaalt de mate van circulariteit aan de hand van verschillende circulariteitsstrategieën.Hoe hoger op de R-ladder, hoe hoger de mate van circulariteit in de strategie. In dit hoofdstuk is tevens een paragraaf besteedt aan de schijnconstructies. Wilt u meer informatie over het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Dan kunt u een e-mail sturen naar inkoop@harlingen.nl.

Onze aanbestedingen

Op de website www.TenderNed.nl vindt u onze lopende en gegunde Europese en nationale aanbestedingen. U kunt op de site van TenderNed zoeken op:

• Diensten
• Leveringen
• Werken

Algemene Voorwaarden

De gemeente heeft algemene voorwaarden opgesteld voor diensten en leveringen en volgt de UAV 2012 voor uitvoering van werken. 
In de algemene voorwaarden staan standaardbepalingen voor overeenkomsten. Bijvoorbeeld over wanprestaties, financiën en een geschillenregeling. Afspraken over onder andere de prijs, looptijd en hoeveelheid maken geen deel uit van de algemene voorwaarden. Deze staan in de overeenkomst zelf, met de specifieke voorwaarden.

Over de inhoud van de algemene voorwaarden hoeft in principe niet meer worden onderhandeld. Een overeenkomst komt met algemene voorwaarden sneller tot stand en wint aan overzichtelijkheid omdat de standaardbepalingen als bijlage worden gevoegd.
Mocht er iets in de overeenkomst opgenomen staan dat in strijd is met de algemene voorwaarden, dan gelden de bepalingen uit de overeenkomst.

De gemeente Harlingen hanteert als uitgangspunt dat de eigen algemene voorwaarden van toepassing zijn. De algemene voorwaarden van de wederpartij worden specifiek en uitdrukkelijk van de hand gewezen. Het uitgangspunt is dat bij dat bij IT opdrachten de Gemeentelijke Inkoop Bij IT Toolbox (thans GIBIT 2020) van toepassing is. Hierin worden de rechtsverhoudingen geregeld tussen de gemeente enerzijds en de leverancier dan wel dienstverlener op het gebied van IT anderzijds.

Hoe vergroot u uw kansen op aanbestedingen van de gemeente?

• Check regelmatig de website Tenderned;
• Neem onze regels in acht. Inkopen en aanbesteden door de gemeente is aan strikte regelgeving gebonden;
• Zoek samenwerkingen via onderaannemers of combinaties;
• Maak altijd gebruik van een informatieronde voor een aanbesteding;
• Zorg ervoor dat de ondertekening van verklaringen rechtsgeldig is;
• Maak een weloverwogen keuze op welke aanbestedingen je wel of niet wilt inschrijven. Offertetrajecten kosten tijd en dus geld;
• Stuur geen standaard offerte, maar maak een offerte 'op maat';
• Het is meestal niet toegestaan om contact te zoeken met een andere persoon binnen dezelfde organisatie tijdens een aanbestedingsprocedure. Deze regels zijn er om ervoor te zorgen dat alle gegadigden beschikking hebben over gelijke informatie;
• Dien je offerte op tijd in;
• Dien je offerte compleet in. Binnen de geldende regelgeving is vrijwel geen ruimte voor het later indienen van nieuwe informatie;
• Dien je offerte zonder voorbehouden in. Volgens de geldende regelgeving is een inschrijving onder voorbehoud geen inschrijving.

Vragen en Contact

Voor vragen over de aanbestedingssite en de werkwijze kunt u via inkoop@harlingen.nl of via het algemene telefoonnummer (14 0151) contact opnemen met een inkoopadviseur van de gemeente Harlingen.