Verklaring inzake Gegevensbescherming

De gemeente Harlingen verwerkt persoonsgegevens zodat zij haar wettelijke en publieke taken kan uitvoeren. De verklaring inzake Gegevensbescherming is van toepassing op de persoonsgegevens die de gemeente Harlingen verwerkt in het kader van de uitvoering van haar taken met u als burger.

U heeft er recht op dat de gemeente Harlingen zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaat. Dat is neergelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere specifieke wetgeving, zoals de Wet Basisregistratie Personen (BRP), de Telecommunicatiewet en de Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer.

In deze verklaring:

1. Bescherming van uw persoonsgegevens
2. Gebruik van persoonsgegevens door de gemeente
3. Plichten en verantwoordelijkheden van de gemeente
4. Bewaartermijn
5. Verstrekking aan andere organisaties
6. Uw rechten
7. Gegevensbescherming in het domein werk, zorg en jeugdhulp
8. Kinderen
9. Uw websitebezoek
10. Meer informatie
11. Contact
12. Wijziging verklaring inzake Gegevensbescherming

1. Bescherming van uw persoonsgegevens

De gemeente Harlingen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt geschikte maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn? Denkt u dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben gebruikt? Of heeft u aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op. Dit kan via het algemene nummer 14 0517 of via het contactformulier op deze website.

U kunt er ook voor kiezen om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

De gemeente Harlingen gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. De gemeente verwerkt uw persoonsgegevens zoals omschreven in de AVG en specifieke wet- en regelgeving. De wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens mag zijn: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, vitaal belang en publiekrechtelijke taak.

2. Gebruik van persoonsgegevens door de gemeente

Als u gebruik maakt van diensten of producten van de gemeente, hebben wij gegevens van u nodig. Die verstrekt u bijvoorbeeld via een formulier op deze website, of aan de telefoon.

Denk aan naam, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres

Zonder deze gegevens kunnen wij u niet op een goede manier helpen. De gemeente heeft persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig voor:

Het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken, zoals het beoordelen van uw aanvraag;

• Het afhandelen van uw betaling;
• Verzenden van een nieuwsbrief, hierbij vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken;
• Om u te kunnen bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• Om iets bij u af te leveren;
• Als wij hier volgens de wet toe verplicht zijn, bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaanslag.

In sommige gevallen gaat het om zogenaamde ‘bijzondere’ en/of ‘gevoelige persoonsgegevens’ van u. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om financiële en medische gegevens. Dat doen wij alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Heeft u toestemming gegeven voor het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan kunt u deze altijd intrekken.

De gemeente Harlingen heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart gebracht. Dit is opgeschreven in het register van verwerkingen van de gemeente Harlingen. In dit register beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens zij gebruikt, waar de persoonsgegevens vandaan komen (ook indien deze niet van de betrokkene worden verkregen) en voor welk doel de persoonsgegevens gebruikt worden.

De gemeente voert alleen taken uit die belangrijk zijn voor haar inwoners en bezoekers. De gemeente gebruikt hiervoor soms persoonsgegevens van haar inwoners en bezoekers. Als u in de gemeente Harlingen woont, houdt de gemeente bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum, woonadres en Burgerservicenummer (BSN) bij in de BRP.

Als u iets wilt regelen of aanvragen dan heeft de gemeente vaak contactgegevens, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres van u nodig om u goed te kunnen helpen.

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kan de gemeente bijzondere persoonsgegevens van u nodig hebben, zoals financiële, medische of strafrechtelijke gegevens. Verder kan de gemeente gegevens van u gebruiken om bijvoorbeeld belasting te heffen en om fraude te bestrijden.

3. Plichten en verantwoordelijkheden van de gemeente

De gemeente heeft de plicht om zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan en om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen onbevoegde toegang (hackers) of onrechtmatig gebruik. Uw persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden dan die hierboven beschreven gebruikt.

In sommige gevallen moet de gemeente u eerst informeren en wanneer nodig om toestemming vragen voordat uw persoonsgegevens verwerkt mogen worden. U bent te allen tijde vrij om de toestemming te verlenen of te weigeren. Als u weigert wordt u nog steeds gewoon geholpen. Als u wel toestemming geeft, mag u deze weer intrekken wanneer u wilt. Daarnaast neemt de gemeente de nodige beveiligingsmaatregelen en hanteert beveiligingsprocedures om uw persoonsgegevens te beschermen. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, hebben gemeentelijke medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die bevoegd zijn.

4. Bewaartermijn

De gemeente Harlingen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens door ons zijn verzameld. In een aantal gevallen bewaren wij uw gegevens langer volgens de Archiefwet.

5. Verstrekking aan andere organisaties

De gemeente Harlingen zal uw gegevens alleen verstrekken aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens nodig hebben in opdracht van ons, sluiten wij een overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Gemeente Harlingen blijft namelijk verantwoordelijk voor deze verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Het uitgangspunt van de gemeente Harlingen is dat wij uw persoonsgegevens niet delen buiten de Europese Unie. Wanneer blijkt dat dit mogelijk toch noodzakelijk is dan maakt de gemeente een keuze om het toe te staan of niet. De gemeente verstrekt uw persoonsgegevens niet aan andere organisaties zonder dat u daarvoor toestemming heeft gegeven, tenzij de gemeente daartoe een bevoegdheid heeft op grond van een wettelijke bepaling. Met organisaties die - in opdracht van de gemeente - uw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

6. Uw rechten

In de AVG zijn een aantal rechten voor u beschreven. Zo heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te laten passen of te laten verwijderen. Ook kunt u vragen om het gebruik van uw gegevens te verminderen. Als laatste kunt u bezwaar maken tegen het gebruik. Bij deze verzoeken vragen wij u een bevestiging van uw identiteit. Het is mogelijk dat wij andere gegevens vragen om ons te helpen bij een reactie op uw verzoek. Wij nemen binnen een maand na ontvangst van uw verzoek contact met u op.

U kunt schriftelijk of digitaal een verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering en beperking of bezwaar maken. Dit kunt u doen door een brief te sturen naar de gemeente of gebruik te maken van het contactformulier.

U heeft een aantal rechten als de gemeente uw persoonsgegevens gebruikt:

• Recht op informatie: u heeft het recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gaat gebeuren en hoelang ze worden opgeslagen.
• Recht op inzage: u heeft het recht op inzage in uw persoonsgegevens die bekend zijn bij de gemeente. Als u een aanvraag wilt doen tot inzage in uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de gemeente via het algemene nummer 14 0517 of via het contactformulier op deze website.
• De gemeente reageert schriftelijk binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek en de vaststelling van uw identiteit. U kunt daarna aan de gemeente vragen om uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Geef in uw verzoek aan welke wijzigingen u wilt. Ook hierop reageert de gemeente binnen 4 weken. Wij vragen u altijd om u te identificeren.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om uw persoonsgegevens aan te vullen, te corrigeren, te laten verwijderen of af te laten schermen wanneer u dat wenst.
• Recht om vergeten te worden: wanneer u toestemming geeft aan de gemeente om uw gegevens te verwerken, dan heeft u het recht om de persoonsgegevens ook weer te laten verwijderen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens door de gemeente. De gemeente voldoet hieraan, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (waaronder profilering): De gemeente Harlingen neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van de gemeente) tussen zit. Wij informeren u wanneer de gemeente dit wel gaat doen met uw gegevens.
• U heeft het recht een klacht in te dienen indien u ontevreden bent over de manier waarop uw persoonsgegevens verwerkt worden. U kunt u hiervoor wenden tot de gemeente Harlingen, daarnaast kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Gegevensbescherming in het domein werk, zorg en jeugdhulp

Per 1 januari 2015 heeft de gemeente een aantal taken erbij gekregen op het gebied van werk, zorg en jeugdhulp. Een aantal van deze taken wordt uitgevoerd door hulpverleners van sociale wijkzorgteams of jeugdteams van de gemeente. In deze teams werken verschillende professionals met elkaar samen. Om u zo goed mogelijk te helpen moeten zij informatie; zoals persoonsgegevens en gezins- en persoonlijke situatie, met elkaar uitwisselen. Hierbij houden zij zich aan de plichten die de gemeente heeft om de persoonsgegevens van inwoners te beschermen. Omdat het erg belangrijk is dat dit zorgvuldig wordt uitgevoerd hebben de gemeente en de diverse hulpverlenende instanties ook schriftelijke werkafspraken gemaakt in de vorm van een verwerkersovereenkomst.

Als u vragen heeft over Gegevensbescherming in het domein werk, zorg of jeugdhulp dan kunt u altijd terecht bij uw vaste contactpersoon, casusregisseur of gezinscoach die uw persoonsgegevens wil of moet gebruiken.

8. Kinderen

De gemeente Harlingen heeft niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van hun ouders of voogd. Onze website kan echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder uw toestemming. 

9. Uw websitebezoek

De gemeente Harlingen gebruikt technische cookies, functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Met cookies worden daarnaast uw surfgedrag en voorkeuren bijgehouden. Hiermee kunnen wij onze dienstverlening aan u verbeteren. Toch kunt u ervoor kiezen om zich af te melden voor de cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

10. Meer informatie

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door de gemeente Harlingen kunt u contact opnemen met de gemeente via het algemene nummer 14 0517 of via het contactformulier op deze website.

Wilt u meer weten over de bescherming van uw persoonsgegevens, kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Contact

Bij de gemeente Harlingen is een Functionaris Gegevensbescherming (FG) in dienst. Dit is de interne toezichthouder en zij controleert of de gemeente correct omgaat met persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen bijvoorbeeld alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij verstrekt zijn. Dat houdt de FG in de gaten. U kunt contact opnemen met de FG via het algemene nummer 14 0517, via het contactformulier op deze website of een e-mail te sturen naar IBenPrivacy@harlingen.nl

Als u vragen of verzoeken heeft over deze verklaring inzake Gegevensbescherming dan kunt u hierover contact opnemen via het algemene nummer 14 0517 of via het contactformulier op deze website.

De FG van de gemeente is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het email-adres van de FG is IBenPrivacy@harlingen.nl

12. Wijziging verklaring inzake Gegevensbescherming

Deze verklaring inzake Gegevensbescherming kan, zonder waarschuwing, door de gemeente gewijzigd worden. Deze wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op www.harlingen.nl gepubliceerd zijn.